Eerste Aanwerving, hoe pak je dat aan?

In deze blog ga ik dieper in op je eerste aanwervingen en hoe je dat het best kunt aanpakken. Ik weet dat ik me op glad ijs begeef, want ik ben geen recruitment specialist 😉. Toch waag ik me eraan en wil ik kijken naar de bredere context: wat is er nodig wanneer je je eerste medewerkers aanwerft?

Je hebt misschien al een paar medewerkers in dienst of je wilt voor het eerst iemand aanwerven. Je weet niet goed welke kanalen je kunt gebruiken. Ga je zelf op zoek via sociale media en je eigen netwerk, of schakel je een recruitmentkantoor in? Welke job sites zijn nog relevant? Hoe zit het met payroll en wat mag een medewerker van zijn werkgever verwachten? Wat moet er wettelijk in orde zijn om een medewerker aan te werven?

Veel ondernemers zeggen achteraf dat ze te lang hebben gewacht met aanwerven. Toch is het een grote stap. Wees daarom goed voorbereid, want een overhaaste aanwerving kan je op lange termijn duur komen te staan. Twee zaken zijn hierbij cruciaal: wat gaan de kosten en opbrengsten zijn, en een duidelijke, goed opgestelde vacature of functieomschrijving. Laten we dat nader bekijken.

Een eerste belangrijke vraag is: wat gaat die persoon mij opbrengen en wat gaat de kost zijn? Zowel de aanwerving zelf als de loonkosten voor een medewerker op de payroll spelen hierbij een rol. Maak deze berekening voordat je aan het proces begint. Je sociaal secretariaat kan je hierbij helpen. Grofweg mag je rekenen op 25% werkgeversbijdrage boven op het brutoloon, inclusief eindejaarspremie en vakantiegeld. Afhankelijk van het bijkomende voordelenpakket (bijvoorbeeld een firmawagen, maaltijdcheques, groepsverzekering) komen er nog eens 10 tot 25% kosten bij. Je sociaal secretariaat kan je ook informeren over fiscale en sociale voordelen, zoals RSZ-vermindering waar je recht op hebt.

Naast het salarispakket en de sociale lasten zijn er ook aanwervingskosten die vaak over het hoofd worden gezien. Als je een extern recruitmentbureau inschakelt, kunnen de kosten al snel oplopen tot 15–25% van het jaarsalaris van de nieuwe medewerker. Ook advertentiekosten op job platforms, LinkedIn of gespecialiseerde sites lopen snel op, afhankelijk van de zichtbaarheid die je nodig hebt. Vergeet niet de inwerkingskosten: de eerste maanden is een nieuwe medewerker vaak nog niet honderd procent productief en je moet tijd investeren in training, begeleiding en kennisoverdracht. Tot slot zijn er de administratieve kosten, zoals contracten opstellen, onboarding en eventuele IT- of kantoorbenodigdheden. Al deze posten samen kunnen de totale aanwervingskosten gemakkelijk laten oplopen tot 1,5 à 2 keer het bruto jaarsalaris van de nieuwe medewerker.

Het is dus zaak om deze kosten mee te nemen in je berekening en goed te weten wat de nieuwe medewerker gaat opbrengen voordat je beslist om aan te werven. Het bepalen van de opbrengst van een medewerker gaat verder dan alleen directe omzet of winst. Voor rollen zoals sales of consultancy is de impact vaak direct meetbaar in euro’s, maar voor andere functies, zoals ontwikkelaars, teammanagers of interne specialisten, ligt het wat complexer. Financiële opbrengsten kun je afleiden uit tijdsbesparingen, efficiëntieverbeteringen of kostenreducties die hun werk met zich meebrengt. Denk bijvoorbeeld aan een ontwikkelaar die een proces automatiseert, waardoor andere medewerkers meer tijd hebben voor klanten of een teammanager die de productiviteit van het team verhoogt. Maar er zijn ook niet-financiële opbrengsten die minstens zo belangrijk zijn: verbeterde klanttevredenheid, een sterkere bedrijfscultuur, of de opbouw van kennis en expertise binnen je organisatie. Deze waarden zijn misschien moeilijker in cijfers uit te drukken, maar ze dragen wel bij aan de langetermijnsucces van je bedrijf. Het is dus essentieel om zowel de directe als indirecte opbrengsten van een functie in kaart te brengen.

Daar kan een goede, duidelijke Job omschrijving bij helpen.

Maar eerst nog even iets anders. Wat voor organisatie wil je worden? Wat is belangrijk voor je klanten, voor de dienst of het product dat je levert, en wat voor collega’s wil je daarvoor aantrekken? Wil je vooraf bedrijfswaarden voor de organisatie definiëren? Met andere woorden: wat voor cultuur en mentaliteit wil je creëren binnen je organisatie, en welke medewerkers heb je daarvoor nodig? Een mismatch in aanwerving kan, naast de kosten en negatieve impact op klanten, een verkeerde invulling geven aan je organisatie en de richting die je wilt uitgaan. Denk vooraf na over de persoonlijkheid die je in je team wilt.

Daarnaast is structuur belangrijk. Medewerkers willen weten wat er van hen verwacht wordt. Een functieomschrijving is een must, maar ook wie ze kunnen benaderen met vragen en wat de mogelijkheden op lange termijn zijn. Hoe wil je dat organiseren? Dit is misschien wel de moeilijkste oefening in een kleine, startende organisatie. Een kleine verandering kan al een grote impact hebben op iemands functie.

En dan kijken we nu in meer detail naar het opstellen van een functieomschrijving die het doel en de verantwoordelijkheden van de functie duidelijk beschrijft. Ondernemers schrijven vaak te breed (“alleskunner”) of te vaag, waardoor ze verkeerde profielen aantrekken. Een heldere structuur in je vacaturetekst en concrete verwachtingen verhogen de kwaliteit van je instroom. Beschrijf de belangrijkste taken en de benodigde competenties voor de functie. Heb je iemand junior of juist meer senior nodig? Houd er rekening mee dat een junior financieel minder belastend is, maar meer ondersteuning nodig heeft om zijn werk te kunnen doen.

Zorg bij het opstellen van een functieomschrijving dat het doel van de functie in lijn is met de strategische doelen van je organisatie. Zo kunnen medewerkers zich een beeld vormen van de functie en de verwachtingen die daarbij horen. Stel een consistent, monogaam takenpakket samen. Dat vergemakkelijkt niet alleen je zoektocht naar een medewerker, maar zorgt er ook voor dat de nieuwe medewerker later beter tot zijn recht komt.

Als je een goede functieomschrijving hebt, is dat meteen de basis voor je vacature. Voeg dan een uitnodigende intro met je bedrijfsinformatie toe en tenslotte wat de kandidaat van jou als werkgever mag verwachten.

Wil je een template of voorbeeld van een vacaturetekst of job omschrijving? Die vind je gemakkelijk online.

Nog een laatste vraag: wat is het verhaal dat je wilt vertellen over je organisatie? Storytelling is een belangrijk element in je employer branding. Denk vooraf na welke boodschap je naar buiten wil brengen en hoe je dat wil doen. Hoe neem je potentiële nieuwe medewerkers mee in dat verhaal? Wat is er uniek aan jullie organisatie? Waar kan je mee uitpakken om potentiële kandidaten over de streep te trekken en deel uit te maken van jouw verhaal? Welke mogelijkheden zijn er op lange termijn en wat kan je bieden op het vlak van job zekerheid?

Als je graag eens wilt sparren over een aanwerving die je plant, stuur me dan een bericht.